O Governo de Mato Grosso, por meio da Controladoria Geral do Estado (CGE-MT) e da Secretaria de Planejamento e Gestão (Seplag), treinou 17.105 servidores dos 15 órgãos e entidades para uso do Sistema Estadual de Produção e Gestão de Documentos Digitais (Sigadoc). Além disso, os vídeos das 44 capacitações já tiveram 56.316 visualizações até o momento no canal da CGE no YouTube.

A série de treinamentos foi realizada entre 06 de outubro e 15 de dezembro de 2021, simultaneamente pelo Google Meet e pelo YouTube, com carga horária total de 176 horas, como parte do 14º ciclo do “Programa CGE ORIENTA - Estado Íntegro e Eficaz” e do plano de implantação integral do Sigadoc em todas as instituições do Poder Executivo Estadual.

A realização dos 44 treinamentos mobilizou ao menos 15 servidores da CGE, entre auditores, analistas e técnicos administrativos. Além das capacitações, o plano de implantação integral do Sigadoc envolveu, nos últimos três meses de 2021, ao menos 114 reuniões entre a equipe técnica da CGE e da Seplag com os gestores dos órgãos para alinhamento e conscientização acerca das vantagens de uso da ferramenta.

As 44 capacitações objetivaram desenvolver nos participantes inscritos habilidades comuns a todas as secretarias de uso corrente do Sigadoc, como criação de expedientes, autuação, assinatura/autenticação, tramitação de processos e inclusão de novos documentos. “Essas habilidades de buscarmos desenvolver nos treinamentos são responsáveis por mais de 90% das rotinas e atividades dentro do Sigadoc, porque representam o nosso dia a dia no serviço público”, pontuou o auditor Marcelo Soares, um dos instrutores dos treinamentos.

Outro ponto foram as possibilidades de conversão de processos físicos em digitais. Situações específicas, por sua vez, devem ser tratadas de forma pontual pelos canais de suporte disponibilizados pela Seplag. “Os treinamentos foram voltados ao desenvolvimento de habilidades comuns a todas as secretarias”, salientou o auditor.

Eficiência

O Sigadoc permite a produção, edição, assinatura e tramitação de documentos e processos de forma totalmente eletrônica. Um avanço se comparado às funcionalidades do antigo Sistema de Protocolo do Estado, no qual os controles físico e do trâmite continuavam separados, sem a possibilidade de consulta ao conteúdo dos processos.

Agora, no Sigadoc, o processo e a tramitação são unificados. A localização do processo é simples e a consulta ao seu conteúdo é instantânea. “Com o Sigadoc, é uma evolução muito grande, porque, além de conseguir ter o controle da tramitação processual, é possível visualizar o documento em si, quem fez a inclusão, quem assinou e fez a autenticação do documento”, explicou o auditor André Ramos, outro instrutor dos treinamentos.

Nesse contexto, o auditor Anderson Escobar, também instrutor das capacitações, acrescentou que “a qualquer momento, o servidor pode verificar o histórico processual e todo o processo, na íntegra, sem precisar pedir carga do processo tal para ter ciência e ler o que está acontecendo dentro dele, independentemente da unidade onde o processo esteja.”

Robustez

Os auditores responsáveis pelos treinamentos destacaram que, mais do que representar um avanço em relação às funcionalidades do antigo Sistema de Protocolo do Estado, o Sigadoc é um sistema robusto e com muitos recursos, desenvolvido há quase 15 anos pelo Tribunal Regional Federal da 2ª região (Rio de Janeiro e Espírito Santo).

“O Estado de Mato Grosso não está querendo inventar a roda. O Sigadoc não é uma solução de uma empresa desconhecida que está querendo vender o sistema a qualquer custo para o Estado. É uma solução desenvolvida pela Justiça Federal da 2ª região, um sistema robusto, com várias evoluções, e que, aos poucos, tem ganhado espaço dentro da administração pública brasileira”, ressaltou o auditor Marcelo Soares.

A ferramenta já é utilizada pelo Exército Brasileiro, Governo do Estado de São Paulo, Prefeitura Municipal do Rio de Janeiro, Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro), Infraero e Telebras.

Vantagens

Para os auditores, o esforço de implantação do Sigadoc seguramente é recompensado pelos benefícios que ele oferece. Entre as vantagens, celeridade no tempo de tramitação dos processos; aumento da produtividade das equipes; segurança da informação e transparência dos processos administrativos, já que toda origem de acesso à informação poderá ser rastreada.  

Outros benefícios são: redução de custos com papel, impressão, postal, espaço para guarda etc; impossibilidade de deterioração do documento digital e preservação ambiental pela redução do consumo de papel.  

A obrigatoriedade de implantação do Sigadoc no Poder Executivo Estadual se deu de forma progressiva, por grupos de instituições, com início entre 1º de novembro de 2021 e 1º de janeiro de 2022, conforme estabelecido no Decreto Estadual nº 1.161/2021. Atualmente, portanto, o uso da ferramenta é obrigatório para todos os órgãos e entidades estaduais.

Confira AQUI a galeria de fotos da série de treinamentos.

Os canais de suporte do Sigadoc (Seplag) são os seguintes: