A Secretaria de Planejamento e Gestão (Seplag) iniciou nesta quinta-feira (23) o treinamento em Gestão Arquivista e Protocolo. O curso será realizado com servidores responsáveis pelo registro, instrução, tramitação e arquivo de documentos. A previsão é que cerca de 110 servidores sejam qualificados até o mês de agosto para serem disseminadores do procedimento correto.

O curso é dividido em 12 turmas e visa ampliar os conhecimentos e habilidades dos servidores para a execução correta dos procedimentos para registro, tramitação e manuseio dos documentos oficiais, instrução dos processos e arquivamento dos documentos nas fases corrente, intermediária e permanente, e eliminação de documentos públicos.

A qualificação faz parte da política de Gestão de Documentos do Estado e visa contribuir para melhoria da transparência das ações governamentais, eficiência dos serviços públicos e preservação da informação, além de aprimorar a eficiência na execução dos processos de trabalho referentes a gestão de documentos.

Durante os treinamentos os servidores têm acesso a aplicação de um conjunto de práticas que garante a organização, o controle e a preservação dos documentos e da memória institucional, a fim de gerenciar e preservar seus acervos documentais.

De acordo com a Secretária Adjunta de Administração Sistêmica da Seplag, Eliane Albuquerque, o curso é mais uma das ações da pasta no intuito de modernizar e trazer mais eficiência à administração pública. “O documento é um patrimônio e deve nascer com identidade certa, e ter tramitação correta, pois só assim evitaremos problemas de extravios e guarda incorreta”.

Ele ressalta ainda que não será mais permitido na Secretaria o uso do caderno de protocolo. “Os processos deverão ser recebidos no sistema no momento da entrega do processo físico. Caso isso não seja possível, a unidade deverá retornar com o processo e agendar a entrega”, pontua.

Campanha

Além dos treinamentos a Secretaria também está realizando a campanha “Documento é Patrimônio”, com o objetivo de disseminar informações úteis para os procedimentos corretos de arquivo e protocolo, visando colaborar no processo.?A campanha de comunicação interna é realizada através da intranet e de envio de e-mails a todos os servidores.