ARQUIVO E PROTOCOLO

Arquivo Público realiza reunião sobre inventário físico de documentos

O encontro teve como objetivo discutir questões relacionadas ao inventário físico de documentos, estabelecido pela instrução normativa nº 09/2019 da Seplag

A A

A Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso, unidade vinculada à Secretaria de Planejamento e Gestão (Seplag), promoveu na tarde da última sexta-feira (25.10), no auditório da Instituição, uma reunião com servidores que atuam como gestores e líderes das áreas de Arquivo e Protocolo no Poder Executivo estadual e com membros das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos e Gestão da Informação.

O encontro teve como objetivo discutir questões relacionadas ao inventário físico de documentos, estabelecido pela instrução normativa nº 09/2019 da Seplag. A equipe do Arquivo Público esclareceu dúvidas, ouviu as dificuldades e forneceu todo material orientativo para o exercício do trabalho de forma segura.

Na oportunidade, também foram abordados outros assuntos como a elaboração de um plano de ação de acordo com a realidade de cada órgão ou entidade, de um cronograma para a execução das atividades dentro das setoriais e sobre o preenchimento de toda documentação exigida para o inventário físico.

“Se o registro já cumpriu o seu valor primário e não possui o valor secundário, ele pode ser descartado. Desta forma, estamos prezando pelos princípios da economicidade e da transparência”, comentou a coordenadora de Gestão de Documentos, Lucineide Alves, que ainda acrescentou “uma das funções do inventário é identificar os documentos que podem ser eliminados”.

Na página institucional do Arquivo Público é possível encontrar os instrumentos técnicos necessários para a gestão de documentos em protocolos e arquivos. No endereço também há uma cartilha eletrônica simplificada com o passo a passo de diversos procedimentos sobre registro, instrução e tramitação processual, o uso do sistema de protocolo e a eliminação de documentos.

De acordo com a superintendente do Arquivo Público, Vanda da Silva, acompanhar o processo de inventário é uma das ações do Arquivo Público como órgão central, cuja meta é desempenhar uma gestão documental mais eficiente dentro do Poder Executivo. (Supervisão de texto de Nayara Takahara)